ШАГ 1. Нужно выбрать и купить кассовый аппарат.
При покупке необходимо убедиться, чтобы выбранная модель была внесена в:
Кроме того, на корпусе аппарата должна быть голографическая наклейка «Государственный реестр» с указанием текущего года, а также серийный номер и название модели.
Купить кассовую технику можете в центрах технического обслуживания (далее ЦТО). Таких компаний сейчас полно. В поисковике найдите и сравните их услуги / цены.
ШАГ 2. Заключить договор на сервисное обслуживание ККМ в ЦТО.
Сделать это можно как в месте покупки кассового аппарата, так и в любом другом ЦТО. И именно в том городе, в котором будете вести деятельность. На руки получите договор. А на кассовый аппарат наклеят объёмную голограмму «Сервисное обслуживание».
ШАГ 3. Собственно, сама регистрация ККМ.
Для ИП: постановка ККМ на учёт происходит по месту регистрации ИП
Для организаций: постановка на учёт ККМ по месту его фактической установки.
Идём в налоговую и сдаём пакет с нижеперечисленными документами.
Документы для регистрации кассового аппарата
В зависимости от субъекта РФ набор документов может немного отличаться. Поэтому советуем заранее уточнить в налоговой этот вопрос. Итак:
- (форма КНД 1110021)
- (форма № КМ-4). Его необходимо , пронумеровать, заверить подписью ИП и печатью (при наличии). Для организаций заверить и подписями, и печатью.
- (форма № КМ-8). Прошить, пронумеровать, заверить подписью ИП и печатью (при наличии). Для организаций заверить и подписями, и печатью.
- Договор с центром технического обслуживания (ЦТО).
- Технический паспорт ККМ (идёт в комплекте с кассовым аппаратом).
- Технический паспорт ЭКЛЗ (в комплекте с ККМ).
- Паспорт версии модели ККМ (оригинал и ксерокопия). Заполняется специалистом ЦТО
И выдаётся вам при заключении договора на техническое обслуживание (см. ШАГ 2).
- Дополнительный лист к паспорту версии модели ККМ (оригинал и ксерокопия).
- Средства визуального контроля: наклейки-голограммы «Государственный реестр» и «Сервисное обслуживание».
- Комплект наклеек «марки-пломбы». Клеятся специалистом ЦТО при регистрации ККМ.
- Документ, удостоверяющий личность заявителя.
- Свидетельство о государственной регистрации - ОГРН (оригинал и копия).
- Свидетельство ИНН (оригинал и копия).
- Доверенность (если регистрирует не руководитель фирмы).
- Договор аренды или свидетельство о праве собственности помещения, где будет установлен кассовый аппарат (оригинал и копия).
- Документы о покупке ККМ (чек, квитанция, накладная).
- Отчётность (баланс, декларация) за последний отчетный период с отметкой налоговой (копия).
ШАГ 4. После проверки документов налоговый инспектор назначит вам дату и время для проведения фискализации ККМ (процедура активации фискальной памяти аппарата).
ШАГ 5. Фискализация . Проводится в установленное время:
В налоговой инспекции в присутствии приглашённого сотрудника ЦТО
Либо на месте установки кассового аппарата, например, если он слишком громоздкий. В этом случае налоговый инспектор сам приезжает на место вместе с сотрудником ЦТО
ШАГ 6. В течении 5 рабочих дней в налоговой должны провести регистрацию ККМ, о чём вносятся сведения о контрольно-кассовой технике в Книгу учета ККМ.
ШАГ 7. Получаете карточку регистрации ККМ, оригиналы документов, поданные при регистрации, и можете начинать работать с кассой.
Сейчас ЦТО предлагают услугу регистрации ККМ без вашего участия - пишите доверенность и за вас практически всё делают.
ЭКЛЗ - «грабёж»?
Хочется предупредить о кое-каких неприятных расходах собственников кассовых аппаратов. Неотъемлемая часть кассы, без которой невозможна её регистрация, это:
ЭКЛЗ - Электронная Контрольная Лента Защищенная, встроенная внутрь. Это устройство, записывающее все операции на кассе, производимые кассиром.
Дело в том, что срок её эксплуатации 13 месяцев, по истечении которого ККМ блокируется. Соответственно, раз в год вам необходимо осуществлять замену ЭКЛЗ. И обойдётся это вам от 7 000 руб. до 9 000 руб. в зависимости от цен ЦТО.
Возникает вопрос: за что такая цена? В том-то и дело, что не за что. По сути, неоправданная накрутка стоимости. Изготовители являются монополистами на этом рынке, вот и с успехом пользуются этим, умудряясь решать проблему претензий и взысканий со стороны антимонопольной службы.
Замена ЭКЛЗ происходит также при перерегистрации ККМ в другую налоговую или на другое юрлицо.
При неисправности ЭКЛЗ меняют по гарантии, если:
В силе гарантийный срок (12 месяцев с момента ввода в эксплуатацию)
Поломка не по вине персонала
Не было попытки вскрытия или ремонта ЭКЛЗ
Перерегистрация ККМ
Проводится в следующих случаях:
- Изменение ФИО заявителя (ИП, организация)
- Замена ЭКЛЗ
- Замена фискальной памяти
- Смена адреса места установки ККМ
- При заключении договора с другим центром технического обслуживания (ЦТО)
Возможно, потребуются ещё какие-нибудь документы в зависимости от налоговой (договор с ЦТО, журнал кассира-операциониста и т.п.). Поэтому лучше позвонить первым делом в ваше ЦТО, чтобы это уточнить.
1. Карточка регистрации ккт
Данный документ выдается владельцу ККМ в ФНС по окончании процедуры регистрации ККМ. Карточка выдается под роспись доверенного лица или владельца ККМ. Эксплуатацию кассового аппарата можно начинать в день получения карточки регистрации. Карточка регистрации всегда должна храниться на предприятии. При отсутствии данного документа будет достаточно сложно снять кассовый аппарат с регистрации. Опия карточки регистрации часто требуется в различные государственные органы для получения лицензий и разрешений торговыми организациями.
2. Книга кассира-операциониста
Книга кассира-операциониста представляет собой журнал того, что происходит с кассовым аппаратом. Данный журнал должны вести кассиры, которые непосредственно работают с кассовым аппаратом, и проверяющие лица. Книга кассира-операциониста должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена подписями и печатями, храниться рядом с ККМ. Это самый первый документ, который изучают проверяющие органы.
3. Журнал учета вызова технических специалистов
Данный документ служит для регистрации сбоев в работе кассовой машины. В нем производятся отметки о неполадках кассового аппарата и их устранениях. Записи в данном журнале ведут кассиры и специалисты центра технического обслуживания.
4. Акт административных операций
Во время работы кассового аппарата иногда возникает необходимость совершать некоторые административные действия, которые могут привести к изменению данных учета выручки кассового аппарата. По закону в этих случаях необходимо присутствие должностного лица предприятия, специалиста ЦТО, работника налоговой службы. В каждой ситуации (сдача ККМ в ремонт с переводом денежных счетчиков на нули, возврат ККМ из ремонта с переводом денежного счетчика на нули, возврат сумм покупателю, перевод кассвого аппарата на другой масштаб цен и т. п.) собравшиеся ответственные лица заполняют и подписывают акт установленной формы в нескольких экземплярах и хранят его вместе с журналом кассира-операциониста.
При использовании в организации кассового аппарата (далее ККМ) законодательством предусмотрено заполнение обязательных первичных документов, указанных в Постановлениеи Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, которым утверждены формы первичной учетной документации по учету торговых операций. В том числе, указанным Постановлением утверждены форма N КМ-4 "Журнал кассира-операциониста" и форма N КМ-6 “Справка-отчет кассира-операциониста”.
Форма КМ-4 "Журнал кассира-операциониста" применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой ККМ организации (предпринимателя). Указанная форма также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. При этом, законодательство не запрещает ведение одного Журнала кассира-операциониста для нескольких ККМ. Однако, контролирующие органы, настоятельно рекомендуют использовать для каждой ККМ свой отдельный журнал. Мы, безусловно, присоединяемся к из пожеланию и трактуем его, как обычно, как требование с их стороны.
Когда (во сколько) нужно снимать показания ККМ (z-отчет) и заполнять журнал кассира-операциониста?
В соответствии с п. 6.1 Типовых правил эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Минфином России 30.08.1993 N 104, записи в журнал кассира-операциониста вносятся после окончания рабочего дня (смены) с указанием показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Если Ваша организация работает “до последнего клиента”, то касса “снимается” тогда, когда этот последний клиент полностью расплатится. Если же он засиделся до того момента, когда когда на смену одного кассира пришел другой и первый кассир должен прекратить свою работу, то перед началом рабочей смены нового кассира необходимо обязательно “снять” кассу и внести соответствующие записи в Журнал кассира-операциониста. В этому случае, засидевшемуся посетителю кассовый чек выбивается уже новым кассиром и соответствующие суммы, проведенные им через ККМ, попадут как составляющая часть в следующую запись в указанном журнале.
Таким образом будет соблюдено основное правило, что смена работы ККМ не будет превышать 24 часа и все операции с наличными денежными средствами будут “пробиты” через ККМ и отражены в журнале кассира-операциониста.
На основании итогового чека (Z-отчета), который составляется за рабочую смену или за день, составляется приходный кассовый ордер, по которому выручка, полученная через ККМ сдается в общую кассу организации (Постановление ФАС УО от 22.12.2009 N Ф09-10179/09-С3).
Записи в Журнале кассира-операциониста ведутся по Z-отчетам. Обращаем Ваше внимание, что независимо от того, когда был сформирован Z-отчет (с учетом сказанного выше), в графе 1 Журнала указывается строго только дата снятия показания счетчиков, указанная в Z-отчете. При этом, рабочая смена работы на ККМ может не совпадать с календарными сутками, как указано выше.
Кроме того, на основании того же Z-отчета кассир-операционист составляет Справку-отчет по форме N КМ-6. В ней указываются показания счетчиков ККМ и выручка за рабочий день или смену, которая определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям.
Правила указания (определения) даты заполнения Справки-отчет по форме N КМ-6 аналогичны правилам определения даты, которую необходимо указывать в графе 1 Журнала кассира-операциониста (они должны совпадать). Этой же датой надо выписывать и приходный кассовый ордер.
Обращаем Ваше внимание на тот факт, что если дата Z-отчета отличается от даты начала смены кассира и в журнале кассира-операциониста указана не дата Z-отчета, а, скажем, дата начала смены, то данный факт, по нашему мнению, не является нарушением и ответственности за это не предусмотрено, при условии, что данный факт не повлиял на оприходование выручки. Если в кассовой книге и в бухгалтерском учете выручка отражена своевременно и в правильной сумме, то оштрафовать ни организацию, ни ее должностных лиц не получится (Постановления ФАС ЗСО от 08.07.2008 N Ф04-4164/2008 (7761-А75-32); ФАС ВСО от 18.02.2009 N А19-11731/08-39-Ф02-273/09).
А вот за несвоевременное оприходование выручки компанию могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб. (статья 15.1 КоАП РФ). Но и этот штраф смогут взыскать, только если с момента неоприходования выручки прошло более 2 календарных месяцев (статья 4.5 КоАП РФ).
Подводя итог сказанному выше, мы рекомендуем на практике использовать информацию представленную в данном письме относительно дат в гр. 1 журнала (форма КМ-4), даты справки-отчета (КМ-6) и даты оформления приходного кассового ордера, т.е. указывать дату согласно Z-отчету, даже если закрытие смены произошло после полуночи. Относительно внесения исправлений в графу 1 журнала за прошлые периоды, то на наш взгляд этого делать не следует, так как ответственности за данное нарушение не предусмотрено, а любое исправление в данном документе сам по себе является настораживающим фактором.
Денежными средствами называются наиболее ликвидные средства платежа в наличной или безналичной форме. Первые хранятся в кассе предприятия, а вторые — на расчетных, специальных и других счетах в банках в рублях или иностранной валюте. Требованиями, формами и указаниями по оформлению первичной документации по учету денежных средств законодательство, как всегда, изобилует, как и штрафами за их нарушение. Разберемся что и когда надо использовать, чтобы на них не “нарваться”.
Наличные деньги в кассе
Библия любого кассира на протяжении многих лет — это Указание Центробанка о порядке ведения кассовых операций, которое определяет следующие основные первичные документы:
- ПКО (приходный кассовый ордер) КО-1;
- РКО (расходный кассовый ордер) КО-2;
- Расчетно-платежные и платежные ведомости;
- Кассовая книга КО-4;
- Книга учета принятых и выданных наличных денег КО-5 (заполняется при наличии нескольких касс).
Внесение наличных
Оформляется ПКО, при этом кассиру необходимо убедиться в следующем:
- ПКО подписан главбухом или бухгалтером или за неимением таковых — руководителем и сверить подписи с образцом;
- Сумма цифрами и прописью указана верно;
- К ПКО приложены все подтверждающие документы, которые в нем указаны.
Затем кассир принимает деньги и пересчитывает на глазах вносителя, если их сумма совпадает с документами — ставит подпись и печать или штамп и отдает вносителю отрывную квитанцию к ПКО. В противном случае вносителю предлагается довнести недостающее, либо ПКО отправляется на переделку.
Выдача наличных
Соответственно, выдача в большинстве случаев оформляется РКО. Кассиру при этом нужно проверить те же сведения, что и в случае с приходным ордером. Расходный ордер, в отличие от приходного обязательно подписывается руководителем, главным бухгалтером и получателем и содержит более детальные сведения о нем, например, паспортные данные.
Следующим этапом кассир сверяет личность получателя с паспортом (и доверенностью при наличии), подготавливает деньги и передает расходный ордер получателю, который должен без ошибок написать получаемую сумму прописью и расписаться. Затем кассир ставит свою подпись, пересчитывает деньги и выдает их.
Во избежание спорных ситуаций всегда убеждайтесь, что вносители и получатели видят момент пересчета денег!
Есть еще несколько важных особенностей выдачи. Например, выдача под отчет осуществляется на основании письменного заявления получателя с подписью руководителя и указанием срока, в течение которого получатель должен отчитаться.
Выдача заработной платы происходит следующим образом:
- Составляется платежная ведомость с суммами к выдаче;
- Так как не все работники могут получить деньги в один день руководитель определяет срок выдачи (не более 5 дней);
- При выдаче получатели не указывают сумму подписью, только ставят подпись напротив выданной суммы в ведомости;
- В последний день выдачи на всю сумму составляется один РКО без фамилии получателей и подписи, к которому прикладывается платежная ведомость.
На основании всех ПКО и РКО в конце дня составляется запись в кассовой книге, где указывается остаток на начало дня, все движения денежных средств и остаток на конец. Кассир, сверив сумму фактическую с суммой в кассовой книге, ставит свою подпись. Затем данные заверяет главбух (бухгалтер, руководитель) и также проставляет свою подпись. Каждое обособленное подразделение должно вести свою кассовую книгу.
Важно: документы можно исправлять в общем для бухгалтерских документов порядке, но в ПКО и РКО вносить исправления запрещено!
Первичная документация при работе с ККТ
Документация для работы с ККТ в последние годы прошла определенную эволюцию. Вначале было множество форм КМ, обязательных к применению, затем остались несколько, среди которых главной был Журнал кассира-операциониста КМ-4. С введением так называемых онлайн-касс с передачей фискальной информации в налоговые органы, организации и предприниматели освобождены от обязательного применения этой документации.
Первичные документы по учету безналичных средств
Безналичные платежи производить намного удобнее, чем наличные, а в некоторых случаях — это единственный возможный вариант. Основной документ, регламентирующим сферу операций по счетам в банке — Положение о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденное все тем же ЦБ РФ. Оно определяет следующие виды первичных документов:
- Платежное поручение;
- Платежное требование;
- Инкассовое поручение;
- Аккредитив.
Платежное поручение — самый распространенный документ. Все просто: плательщик поручает банку перевести определенную сумму на счет получателя. Таким образом можно отправить платеж другому юридическому лицу, предпринимателю, физическому лицу или в бюджет. Оно составляется на бланке определенной формы с указанием реквизитов обеих сторон и основания платежа.
Ситуация усложняется при переводе средств в бюджет — здесь нужно заполнить дополнительные поля, касающиеся уплачиваемого налога или сбора:
- Статус плательщика;
- Код бюджетной классификации (КБК) налога;
- ОКТМО;
- Основание платежа;
- Период;
- Номер и дата документа, по которому производится перечисление;
- Тип платежа или УИН.
Важно: к заполнению реквизитов на перечисление средств в бюджет надо отнестись очень внимательно, при наличии ошибки придется платить заново. Особенно стоит обратить внимание на счет Федерального казначейства и наименование банка получателя. Другие ошибки не столь критичны — средства в бюджет попадут и их можно исправить путем уточнения платежа, но головная боль с поиском гуляющих по бюджету денег вам гарантирована, так что лучше все дважды проверить и спать спокойно.
Платежное требование — это то же самое, только наоборот, требование получателя к плательщику об уплате. Используется значительно реже, чем платежное поручение, тем не менее существует ряд оснований по которым используется платежное требование.
Чек — распоряжение чекодателя произвести выплату с его счета указанному в чеке лицу. Чаще всего используется для получения наличности с расчетного счета в кассу.
Инкассовое поручение используется для списания средств без согласия плательщика, в основном при списании задолженности на основании договоров или закона.
Аккредитив — это почти то же платежное поручение, только банк отправляет деньги получателю после соблюдения им определенных условий. Используется как средство обеспечения гарантии платежа.
Особенности для предпринимателей
Банковские операции индивидуальные предприниматели оформляют в общем порядке, а вот кассу могут не вести, при условии внесения записей в Книгу учета доходов и расходов.
Законодательные положения, регламентирующие работу с обязательной документацией, были введены в 1993г. В 1998-м по Постановлению Правительства РФ подверглись изменениям унифицированные формы первичных документов. Также были внесены некоторые дополнения. Все поправки касаются непосредственно порядка заполнения, оформления и скрепления актов и журналов при осуществлении действий с ККМ на предприятиях, занимающихся торговой деятельностью, предусматривающей движение наличных средств. Сегодня всего девять таких документов.
Виды документов ККМ
№ КМ-1. В обязательном порядке данный акт составляется при регистрации счетчиков ККМ и переводе их показаний к нулевому значению. Документ оформляется комиссией в присутствии налогового инспектора, руководителя торгового предприятия, гл. бухгалтера, старшего кассира, операциониста, и скрепляется их подписями. Один из двух экземпляров направляется в организацию, занимающуюся обслуживанием ККМ. Как заполнить КМ-1 >>
№ КМ-2. Акт, составляющийся, когда снимаются показания счетчиков при направлении ККМ на ремонт или в другую организацию для дальнейшей работы. Попутно заполняется накладная. При оформлении присутствуют и своими подписями документацию скрепляют: руководитель предприятия, налоговый инспектор, старший кассир, операционист и представитель обслуживающей организации. Строго на следующий день после передачи ККМ в ремонт, акт и накладная поступают в бухгалтерию. В кассовый журнал вносится соответствующая запись. Как заполнить КМ-2 >>
№ КМ-3. Акт, фиксирующий возврат покупателям финансовых средств по неиспользованным чекам. Также данный документ составляется при оформлении возврата и ошибочно пробитых чеков, которые после погашения наклеивают на отдельный лист и сдают в бухгалтерию предприятия вместе с актом. Документацию оформляют и визируют члены комиссии, руководитель, менеджер отдела, старший кассир и операционист. В акте указываются номера чеков и суммы на которые они были пробиты. Выручка предприятия уменьшается, о чем в кассовый журнал делается соответствующая запись. Как заполнить КМ-3 >>
№ КМ-4. Кассовый журнал. Документ заполняется ежедневно и используется для ведения отчетности о приходных и расходных операциях по движению наличных средств. Журнал должен быть обязательно прошитым и пронумерованным, скрепленный печатью и подписями: руководителем предприятия, его гл. бухгалтером и налоговым инспектором. В случае, когда требуется исправление ошибочно внесенной записи, оно должно быть завизировано руководителем, гл. бухгалтером и операционистом. Стандартные записи заверяют кассир и администратор. Обнаруженные излишки или недостача также фиксируются, и в журнале делаются записи в соответствующих графах. Как заполнить КМ-4 >>
№ КМ-5. Кассовый журнал. Документ, аналогичный № КМ-4, но для кассовых аппаратов, функционирующих без операциониста. Как заполнить КМ-5 >>
№ КМ-6. Справка-отчет операциониста. Составляется ежедневно непосредственно кассиром-операционистом и содержит сведения о показаниях счетчиков. Вместе с приходным ордером справка-отчет сдается старшему кассиру (возможно, руководителю) в конце рабочего дня. Если наличные сдаются сразу в инкассацию, это отражается в отчете. Сумма выручки за произведенными вычетами подтверждается менеджером (заведующим) отдела. Справка-отчет скрепляется подписями ст. кассира и руководителя. В дальнейшем она является основополагающей в составлении сводного отчета. Как заполнить КМ-6 >>
№ КМ-7. Документ (сводная таблица), содержащий сведения о показаниях счетчиков ККМ, а также о выручке предприятия за рабочий день — приложение к справке-отчету. Оформление проводится ежедневно старшим кассиром. Затем документация: справка-отчет, акты, приходно/расходные ордера сдаются в бухгалтерию. В форме содержатся данные по каждой ККМ и суммы выручек по каждому отделу, заверенные подписями зав.отделами, ст. кассира и руководителя предприятия. Как заполнить КМ-7 >>
№ КМ-8. Журнал, в котором ведется учет всех обращений в обслуживающую организацию и вызовов специалиста на объект. Происходит это, когда проводится плановые мероприятия по техническому обслуживанию ККМ и при непредвиденных поломках, устранить которые самостоятельно кассир не в состоянии. Данный документ заполняет представитель обслуживающей организации (мастер). Журнал хранится у руководителя или его заместителя. Все записи скрепляются подписями мастера и ответственного лица предприятия, в чьем ведении работа ККМ. Как заполнить КМ-8 >>
№ КМ-9. Акт, составляющийся при проверке наличных финансовых средств. Подобная проверка может произойти в любой момент (таков порядок), ее результаты заносятся в акт, который подписывается представителем контролирующей структуры и лицом, ответственным за движение денежных средств. Итог проверки доводится до сведения руководителя предприятия. Сам документ составляется в 3 экземплярах. Один из них направляется в налоговую, второй — в бухгалтерию, а третий остается у ответственного лица. Как заполнить КМ-9 >>
Помимо того, что заполнение унифицированных первичных форм обязательно согласно положениям действующего законодательства, при их своевременном и верном оформлении у предприятия никогда не возникнет проблем с налоговой инспекцией.
Потребовать документацию могут в любой момент. В случае, если таковая не будет предоставлена, наступает ответственность в виде административного штрафа. Положение регулируется КоАП РФ.
