Если руководством организации было принято решение пересмотреть оклады сотрудникам, сократить либо ввести новую должность, потребуется издать приказ об изменении штатного расписания. В статье подробно рассмотрим как составить приказ, а также приведем образцы приказав об изменении штатного расписания на 2018 год.
Причины изменений штатного расписания
- Появление новой должности или подразделения: оформляется приказом о новой штатной единице, в котором следует указать наименование должности или нового подразделения, количество новых единиц, а также их оклад (в том числе доплаты и надбавки);
- Исключение должности: оформляется приказом об исключении штатной единицы (либо единиц), в котором указывается дата изменения, наименование и их количество;
- Сокращение штата: до оформления приказа уведомляют сотрудников о сокращении ставок в штатном расписании (за 2 месяца), а также предлагают иные вакантные должности. После этого издают приказ о новом штатном расписании;
- Изменение оклада: до оформления приказа уведомляют сотрудников об изменении окладов (за 2 месяца), а также предлагают им новые должности, если, например, сотрудник отказался работать с новым окладом. После этого издают приказ о новом штатном расписании;
- Изменение наименование подразделения, либо должности: действуют также, как и при изменении оклада.
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
Порядок внесения изменений
Вносить изменения в штатное расписание можно в любое время, как появляется такая необходимость.
Важно! О том, сколько раз изменить штатное расписание решает самостоятельно руководитель организации. Делать это можно так часто, как в этом есть потребность.
При изменении в расписании должности какого либо работника, либо его оклада, изменить также потребуется и заключенный с ним трудовой договор. При этом, до внесения изменений в расписание, нужно оформить перевод сотрудника на другую должность. Сделать это можно при помощи приказа по утвержденному бланку Т-5 (см. →), либо по самостоятельно разработанной форме. С работником потребуется заключить допсоглашение к трудовому договору, а также сделать запить в трудовой книжке о переводе.
Как уведомить работника об изменении штатного расписания
За работником сохраняется право не соглашаться на новые условия работы, в этом случае работодатель направляет сотруднику предложение о другой работе, также в письменном виде. Если предложить работодатель схожую с прежними условиями должность не может, то он вправе предложить должность и нижеоплачиваемую и нижестоящую. При отказе сотрудника потребуется оформить его увольнение, основанием которого будет: «отказ от предложения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора», то есть п.7 часть 1 статья 77 ТК РФ.
В зависимости от того, какова причина внесения изменений в расписание, различают и то, каким образом составить приказ.
Приведем примеры основных приказов при изменении штатного расписания зависимости от причины:
Те сотрудники, которых напрямую затрагивают изменения должны поставить подпись в ознакомлении. К самому приказу прикладывается новое расписание, содержащее все изменения. В приказе следует указать дату, с которой новое расписание вступает в силу, а также назначить ответственного за исполнением приказа. В качестве ответственного лица может выступать руководитель организации, либо сотрудник отдела кадров.
Изменения в штатное расписание
Как уже говорилось выше, ограничений по количеству и частоте вносимых в штатное расписание изменений нет. Руководитель вправе самостоятельно решать когда изменять штатное расписание. Сделать это можно как с начала года, так и в его середине.
Важно! Даже временный перевод работника на другую должность должен отражаться в штатном расписании. После оформления перевода издается приказ об изменении расписания, а также указывается срок, на который вводится новая должность.
Ответственность на невнесение изменений в штатное расписание
Нарушение требований трудового законодательства, например, несоответствие количества сотрудников штатному расписанию и др., влечет за собой административную ответственность с наложением штрафа на организацию и должностных лиц:
- 30 000 – 50 000 рублей – на организацию;
- 1 000 – 5 000 рублей – на должностное лицо.
Для того, чтобы избежать ненужных штрафов для организации и ее руководителя нужно своевременно вносить изменения в штатное расписание организации по установленным законодательством требованиям.
Штатное расписание позволяет оформить структуру, штатный состав, штатную численность организации. Оно содержит перечень всех структурных подразделений, специальностей, должностей, профессий, также указываются квалификации, число штатных единиц, размер оплаты труда. Иногда возникает необходимость внести определенные изменения в расписание.
На предприятии время от времени могут происходить штатные изменения: вводится новая должность (отдел), сокращается штат, меняются тарифные ставки, оклады, переименовываются должности. Любые изменения отражаются в штатном расписании. Это можно сделать такими способами:- внести изменения, издав соответствующий приказ (применяется, если изменения незначительные);
- утвердить новое расписание с другим регистрационным номером (следующим по порядку).
Изменения в штатном расписании могут быть основаны на обоснованном объяснении и приказе руководства организации. Бывают разных видов и имеют несколько вариантов.
Основания для внесения изменений в штатное расписание
Штатное расписание в той или иной организации, формирует состав, находящийся в штате и общую численность компании. Данный вид документа является нормативным для предприятия и несёт в себе информацию о перечне должностей, штатной единицы, сведения о месячной заработной плате и надбавках, имеющихся у работников.
Окончательное решение в изменении в штатном расписании, остаётся непосредственно за руководителем предприятия. Только после подписания директором приказа, изменения вступают в законную силу.
На практике существует 2 способа внесения изменений в штатное расписание:
- Издаётся приказ о внесении соответствующих изменений, которые указываются в штатном расписании. Этот способ подходит для внесения незначительных изменений.
- Формулируется новое штатное расписание, утверждённое приказом.
Основаниями для изменений в штатном расписании служат:
- Реорганизация предприятия. Под этим термином понимается прекращение существования и появление новой организации. Также к реорганизации можно отнести слияние предприятий в одно целое.
- Оптимизация предприятия. Оптимизация проявляется в разных направлениях. В основном организация оптимизирует свои затраты, за счёт сокращения штата.
- Изменение объёмов производства. Здесь изменения происходят в связи с повышением или уменьшением объёмов деятельности предприятия.
- Проведение различных мероприятий.
Согласно ч. 2 ст. 73 ТК РФ, руководство предприятия должно предупредить работника о своём намерении внесения изменений за 2 месяца.
Кто составляет приказы о внесении изменений в штатное расписание
Как говорилось выше, приказ об изменении в штатном расписании, вступает в силу после подписания директора и соответственно работника. Но кто же составляет сам приказ и кому доверена столь серьёзная работа? Рассмотрим этот вопрос подробнее.
Данный вид документа составляется согласно форме Т-3. Обычно, штатным расписанием занимается бухгалтерия предприятия. Хотя, если рассмотреть квалифицированный список должностей, то такие вопросы должен решать экономист по труду. Но дело в том, что такие экономисты присутствуют в штате только в крупных организациях. В остальных случаях, такая должность отсутствует, и поэтому руководитель сам решает кому доверить эту работу.
Стоит отметить, что в законодательстве не говорится о том, кто именно должен решать вопросы, которые касаются штатного расписания.
Варианты изменения штатного расписания
Изменения несут разный характер. Различают несколько вариантов изменений:
- изменение заработной платы. Повышение либо снижение оклада для одной или нескольких должностей, либо изменение оклада на тарифную ставку и наоборот;
- сокращение персонала по причинам оптимизации либо изменениями объёмов производства;
- необходимость смены названия подразделения или должности;
- выведение из штата должности, в которой больше нет нужды.
Все эти поправки могут вноситься в документ в течение года в неограниченном количестве.
Изменение штатного расписания, увеличение окладов
Если обратиться к трудовому кодексу РФ, то в нём сказано, что работодатель не в праве уменьшать заработную плату работникам, кроме случаев, предусмотренных в ст. 74 ТК РФ. Это может быть связано с уменьшением размера непосредственно штатной ставки.
Исходя из этого, можно рассматривать вопрос только о повышении работнику ставки либо оклада.
Изменения вносятся в трудовой договор и личную карточку работника в формате Т-2. Ниже образец.
Наименование подразделения
Должность(специальность, профессия), разряд, квалификация
Тарифная ставка, оклад
руб.
Основание
Личная подпись владельца трудовой книжки
11.07.16
Цех фасовки готовой продукции
Оператор 4 разряда
18000
Приказ № 233 от
10.07.2016
09.12.16
Склад готовой продукции
Кладовщик
22000
Приказ №309 от
08.12.2016
15.01.17
Цех рафинации масла
Оператор 6 разряда
24000
Приказ № 410 от 14.01.2017
Как видно из образца, оклад работника растёт вверх.
Смена оклада на часовую тарифную ставку
Кроме увеличения окладов, встречаются случаи, когда появляется необходимость изменить оклад, на почасовую оплату. Факторы для принятия данного решения бывают разные: наличие регулярных переработок, увеличение или уменьшение продолжительности рабочего дня(смены) и т. д.
Для расчёта зарплаты за отработанное время, вводится часовая тарифная ставка, а изменения вступают в силу согласно приказу »об изменении системы оплаты труда».
Сокращение персонала
Данный вид изменений, отличается своей сложностью процесса. Руководитель организации обязан за 2 месяца известить работника о своих намерениях. Чаще всего, сокращение штата происходит по причинам оптимизации предприятия из-за тяжёлого затруднительного положения.
Под сокращение попадает не вакантная единица, в которой, у организации больше нет необходимости.
После подписания договора о сокращении, работодатель обязуется в течение двух месяцев выплачивать работнику среднемесячный оклад. Кроме этого, работодатель, принявший решение о сокращении штата, обязан уведомить службу занятости населения и профсоюз за два месяца, а при массовых сокращениях, за три.
Изменение должности в штатном расписании
Изменение должности, формулируется письменным обоснованием, в котором подробно изложены причины данного решения. Далее требуется в письменном порядке, вручить работнику уведомление об изменении занимающей им должности не позже, чем за 2 месяца. Если сотрудник согласен с поставленными условиями, то дополнительно к трудовому договору, составляется соглашение, в котором расписаны изменения. После этого издаётся приказ об изменении в наименовании должности работника. И последним этапом данного процесса, будет внесение соответствующей записи в кадровые документы работника.
Введение новой должности
Данный процесс похож на предыдущий. Как правило, необходимость во введении новой должности в штат, появляется по причинам увеличения новых работ в организации или для достижения в повышении эффективности в том или ином подразделении.
Выведение должности
Исключение должности из штатного расписания может быть принято к исполнению только в двух случаях:
- Должность вакантна и занимает это место долгий промежуток времени.
- Должность выводят из штата по причинам оптимизации и сокращения персонала.
Независимо от того, вводит работодатель новую должность, или исключает, он обязан сообщить работнику об это не позже, чем за 2 месяца до подписания приказа.
Порядок хранения приказов
Согласно действующему законодательству, штатное расписание не имеет сроков и может храниться на протяжении всего времени существования организации.
Однако документы должны храниться в специальных папках в доступном месте, и при любой санкционированной проверке, предоставлены по первому требованию руководства организации.
Обязательным документом штатное расписание не является. Но несмотря на это, любая серьёзная организация, осознаёт удобство и полезные качества формы Т-3. Таблица в большинстве случаев, создаётся один раз в год. Но при разных обстоятельствах, вносятся изменения в штатное расписание. Именно поэтому у той или иной организации есть необходимость хранить данный документ в доступном месте.
Вконтакте
ШР — Это кадровый документ фирмы, в котором отражаются все штатные единицы , работающие в ней. Также там указываются наименование рабочей единицы, оклады по ним и ФИО людей, занимающих их, либо вакантные рабочие места.
Форма составления такого рода документов может быть как произвольная , так и соответствовать утвержденной постановлением Госкомстатом . Номер постановления – 1 от 05.01.2004г.
Образцы заполнения можно найти в Интернете, в Путеводителе по кадровым вопросам. Кроме того, правоотношения между фирмой-нанимателем и ее служащими регулируются ТК РФ, в частности статьей 74 .
Если возникает необходимость внести перемены в расписание, то принимать решение об преобразовании данных в нем, принимает непосредственно руководитель компании.
Он дает указание специалистам подготовить соответствующее распоряжение. Когда его выполняют и приносят на подпись, руководитель проверяет содержимое распоряжения на предмет ошибок или неточностей. Если таковых нет, то документ заверяется подписью руководителя.
Важное условие для преобразования: все коррективы должны быть внесены не позже, чем за 3 месяца до вступления в силу нового документа. Основаниями могут являться:
- введение новой рабочей единицы или при выводе ее из состава организации;
- увеличение или уменьшение размера зп или замена их тарифными ставками;
- замена названий подразделений или рабочих единиц;
- ликвидация вакантных мест в ШР.
Рассмотрим каждый из этих случаев отдельно.
Как оформить преобразования в расписании при…
…введении новой единицы
Данный вид распоряжения единственный, который начинает действовать сразу после его издания . Дело в том, что при введении в штат новых рабочих мест (подразделений), старые никак не затрагиваются вводящимися преобразованиями.
Руководитель обязан известить о необходимости ввести новые штатные единицы специалистов, занимающихся разработкой инструкций, чтобы те подготовили эти инструкции для людей.
При составлении распоряжения необходимо указать полное наименование новой штатной елиницы (или подразделения) и дату, когда ее полномочия вступают в силу и люди, назначенные на другую должность приступают к работе. Кроме того, нужно указать оклады или тарифные ставки .
Должна стоять отметка о дате принятия в штат новой рабочей единицы или подразделения.
…сокращении штата
Такой вид распоряжения должен содержать список мест , подлежащих сокращению, с указанием даты вступления распоряжения в силу.
Работодатель вправе сократить или вывести рабочую единицу и оставить человека в штате фирмы, переведя его на другое место работы. Если зп по новой должности будет меньше, чем по старой, человек обязательно должен изъявить свое согласие на перевод.
В любом случае, наниматель обязан ознакомить всех, попавших под сокращение, с документом под роспись .
Также он должен помнить, что Трудовой кодекс РФ, статья 179, четко обозначивает несколько категорий граждан, не подлежащих увольнению по причине сокращения штатов.
Статья 179. Преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата
При сокращении численности или штата преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией.
При равной производительности труда и квалификации предпочтение в оставлении на работе отдается: семейным — при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию); лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком; работникам, получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание; инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества; работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.
Коллективным договором могут предусматриваться другие категории работников, пользующиеся преимущественным правом на оставление на работе при равной производительности труда и квалификации.
…изменении должности либо ее наименования
При издании распоряжения с таким основанием, руководитель должен учитывать, занята изменяющаяся рабочая единица или нет. В связи с изменением вакантного места проблем для кадровых служб не возникает никаких.
Применяется упрощенная схема преобразования. Но если место занято, то тут имеется ряд особенностей:
Кроме того, как и в других случаях издания приказа, должна стоять дата вступления преобразований в силу .
…увеличение или уменьшение оклада/тарифной ставки
Здесь важно разделять увеличение и уменьшение оклада. Об увеличении обычно просит непосредственный руководитель работника в , составленной на имя руководства фирмы.
Если дело касается уменьшения , то это может являться следствием только одной причины: изменение технологических или организационных условий труда . То есть, мнение непосредственного руководителя сотрудника тут роли уже не играет.
Согласно ст.74, руководитель фирмы обязан за 2 месяца предупредить своих служащих об уменьшении их зп и получить подписи на дополнительных соглашениях к трудовому договору.
Если кто-то из работников организации не согласен работать при таком окладе, то работодатель предоставляет вакантный или нижестоящий пост, соответствующую профилю сотрудника, его образованию и состоянию здоровья.
Должности предоставляются сотруднику в списке, с указанием оклада по ним.
Если сотрудник отказывается от замены, то оформляется приказ о расторжении трудового договора.
После ознакомления работников с изменениями оклада или тарифных ставок и подписания ими дополнительных соглашений, специалистами кадровой службы предприятия составляется приказ на замену ШР образец которого приводится ниже, с указанием измененных окладов/ставок .
…ликвидации вакантных мест
При такой перемене ШР не происходит затрагивания интересов работающих сотрудников организации. Поэтому такие преобразования проходят достаточно быстро и тихо.
Подготавливается с указанием даты, когда они должны быть убраны из состава организации. После чего эти перемены отражаются в расписании.
Заключение
Вопрос преобразования ШР – чисто внутреорганизационный . Но и он регулируется законами нашей страны.
Очень важно для работодателя иметь квалифицированных сотрудников кадровой службы или самому разбираться в тонкостях составления подобных документов.
После составления приказа не лишним будет отдать его на проверку юристам с целью выяснения ошибок или неточностей. Кроме того, грамотный специалист всегда может подсказать как лучше оформить те или иные перемены в составе штат фирмы.
Штатное расписание нужно для учета структуры компании, ее численности и состава. В нем фиксируют должности, специальности, профессии сотрудников, указание их квалификаций. Когда требуется внести изменение в штатное расписание (ШР), издают приказ. Подписанный приказ хранят в отдельной папке.
Внесение изменений могут предложить не только высшее руководство, но и руководители отделов. Для этого составляется служебная записка. На основании такой записки подготавливают приказ.
Какое изменение придется зафиксировать в ШР:
- появилась новая должность, добавилось новое структурное подразделение;
- изменили название должности, переименовали отдел;
- изменяется тарифная ставка, оклад (меняется заработная плата сотрудников);
- ликвидируют отделы и вакантные позиции;
- проводят сокращение штата, численности.
Рассмотрим подробно каждый из этих случаев.
В штатное расписание вводятся новые штатные единицы
Если в документ необходимо ввести новую специальность, должность, структурное подразделение, работодатель издает соответствующий приказ, отражающий это изменение. Унифицированной формы для такого распоряжения не предусмотрено.
Приказ оформляют в соответствии с общими правилами:
- в шапке документа указывают наименование предприятия;
- ниже прописывают: Приказ №, проставляют соответствующий номер;
- слева указывают населенный пункт, справа — ставят дату, когда приказ выпущен;
- указывают каждое изменение, должна быть указана причина, по которой проводится корректива;
- указывают предложения по решению описанных вопросов;
- закрепляют ответственных за исполнение приказа;
- при необходимости указывают тех, кто должен быть ознакомлен с документом (например бухгалтер);
- подпись составившего и ее расшифровка.
Когда в штат вводится новая единица, пример приказа об изменении штатного расписания будет выглядеть так:
В приказе указывают название структурного подразделения, название позиции, количество ставок, тарифную ставку или оклад. Обратите внимание на образец приказа об изменении штатного расписания: дата введения должности не совпадает с датой издания распоряжения. Такая ситуация возможна, когда функционирование должности предполагается с определенного времени, после даты выпуска приказа.
Переименование должности
Изменение названия должности должно быть обоснованным. Не красоты ради, а, к примеру, для приведения наименования должности в соответствие с выполняемой сотрудником нагрузкой. Это можно сформулировать, как изменение условий труда. Если планируют переименовать должность продавца-кассира в менеджера торгового зала, потребуется внесение изменений в штатный акт.
Если место вакантно, изменение обосновывать не нужно. Если занято — соблюдают ряд требований. Сотрудника нужно уведомить о планируемых изменениях не позже чем за два месяца до того, как изменение вступит в силу. Для работника меняются , поэтому директору нужно получить его согласие. Далее действуют, исходя из ситуации согласия или несогласия.
|
Работник согласен |
Начинают оформление документов: подготавливают дополнительное соглашение к договору. Издают приказ о переименовании должности и соответствующем изменении в штатном расписании. На основании распоряжения в трудовую книжку работника вносится . |
|
Работник не согласен |
Работодатель предлагает другую работу. Если подходящей работы нет, если сотрудник не соглашается работать на другой подобранной для него должности и отказывается работать на имеющейся должности, трудовой договор с ним расторгается на основании ст. 74 ТК РФ , пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ |
Приказ об изменении штатного расписания можно оформить так:
Изменение оклада
Если работодателю нужно оформить изменение окладов, ему придется внести изменение в штатное расписание.
Положение о зарплате является существенным условием трудового договора. Поэтому новая информация вносится в договор с соблюдением порядка, установленного статьей 74 ТК РФ. Законодательство обязывает уведомить об этом сотрудников письменно за два месяца до того, как изменение вступит в силу.
Как правило, проблем не возникает, если размер увеличивается в большую сторону. В этом случае сторонами подписывается .
Сокращение штата
Для проведение такой процедуры потребуется:
- Уведомить работников о грядущем сокращении как минимум за 2 месяца. Не забыть предложить им вакантные позиции, если такое возможно.
- Если в штатном расписании есть вакантные единицы, подготовить приказ об их исключении.
- Подготовить приказ об исключении (сокращении) занятых штатных единиц.
В приказе нужно обосновать необходимость сокращения. Это может быть из-за оптимизации расходов или затруднительного финансового положения. В приказ включают все должности, подпадающие под сокращение. Назначают человека, ответственного за процесс, и закрепляют это в приказе.
Приказ на сокращение штата, образец
Случаев, в которых потребуется составлять приказ о введении изменений в ШР, не так много. Основное их различие будет в тексте приказа. Оформление самого бланка, стилистика будут общими во всех вариантах.
